การทบทวนผลการปฏิบัติงาน (Performance Review)
การทบทวนผลการปฏิบัติงานนั้นให้ความสำคัญถึงเรื่องผลการปฏิบัติงาน และการพัฒนาที่สำคัญ การประชุมของการทบทวนผลการปฏิบัติงาน ใช้หลักการหลักของ การบริหารผลการปฏิบัติงาน 5 ประการ ได้แก่ 1)ข้อตกลง (agreement) 2)ตัวชี้วัดผล (measurement) 3)การให้ข้อมูลย้อนกลับ (feedback) 4)การส่งเสริมเชิงบวก (positive reinforcemen) 5) บทสนทนา (dialogue) ให้ได้ใช้อย่างเกิดประโยชน์ เพื่อนำไปสู่การจบวงล้อการบริหารผลการปฏิบัติงาน โดยการแจ้งข้อตกลงผลการปฏิบัติงาน ที่มีฟอร์มหรือรูปแบบการประเมินในขั้นต่อไป
![thumbnail](https://www.medhri.com/wp-content/uploads/2023/10/thumbnail.jpg)
การทบทวนผลการปฏิบัติงาน (performance review) ควรจะยึดในภาพความเป็นจริงของผลการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นของแต่ละบุคคล เป็นสิ่งที่เห็นเชิงประจักษ์ ไม่ใช่ผลเชิงนามธรรม และผลเหล่านี้จะสามารถช่วยให้หัวหน้าและบุคลากรสามารถร่วมมือหาทางพัฒนางานให้ดีขึ้นในอนาคต หรือถ้าบุคลากรไม่สามารถบรรลุผลตามที่ตั้งไว้ได้ตามวัตถุประสงค์ จึงจะใช้เวลาในการทบทวนนี้เพื่อหาหนทางในการแก้ไขต่อไป
บุคลากรควรประเมินผลการปฏิบัติงานของตนเองและพัฒนาผลงานตัวเอง ส่วนหัวหน้าควรจะทำหน้าที่ในการส่งเสริม โค้ช ให้การสนับสนุน หรือให้แนวทางพัฒนาต่างๆ ให้กับบุคลากร
ในการทบทวนอย่างเป็นทางการนั้นไม่ควรจะเกิดการเซอร์ไพรส์ หรือสร้างความประหลาดใจขึ้น เพราะระหว่างทางในการทำงานนั้น ถ้าหากได้มีการพูดคุย โค้ช ติดตามผลงานอย่างต่อเนื่องมาแล้ว หน้าที่หลักๆที่แท้จริงของการบริหารผลการปฏิบัติงาน คือการมองไปข้างหน้าว่า ใครที่รับผิดชอบในงานต่างๆ จะต้องทำสิ่งใด พัฒนางาน พัฒนาตัวอย่างอย่างไร เพื่อให้ไปถึงเป้าหมายข้อตกลงผลการปฏิบัติงาน หรือข้อตกลงการพัฒนาตนเองตามที่ตกลงไว้
การทบทวนผลการปฏิบัติงานนี้จะเป็นกระบวนการที่ช่วยให้หัวหน้าพัฒนาความสามารถในการนำทีม การให้แนวทาง และการพัฒนาบุคลากรและทีมของตนเอง
การจัดประชุมการทบทวนผลการปฏิบัติงาน มีกฎทอง 12 ข้อ ดังนี้
1. เตรียมความพร้อม: หัวหน้าควรเตรียมรายการ วัตถุประสงค์ ข้อตกลง OKR KPI ผลลัพธ์ ของผลการปฏิบัติงานที่บุคลากรตกลงไว้ สิ่งที่เตรียมควรทำให้เห็นได้ถึงเหตุผลที่มาที่ไปถึงความสำเร็จ หรือล้มเหลว เพื่อที่จะสามารถตัดสินใจต่อได้ว่า สิ่งใดควรได้รับการชื่นชม สิ่งใดเป็นปัญหา และจะดำเนินการต่อไปอย่างไรเพื่อก้าวข้ามสิ่งนั้น ควรคิดเผื่อการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ไม่ว่าจะเป็นบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของบุคลากรแต่ละคน หรือเป้าหมายในช่วงถัดไป
บุคลากรควรเตรียมความพร้อมเพื่อสามารถระบุได้ถึงความสำเร็จ และปัญหาที่เกิดขึ้น และมีความพร้อมที่จะประเมินผลการปฏิบัติงานตนเองในการประชุมทบทวนผลการปฏิบัติงาน พวกเขาควรจะจดประเด็นต่างๆ ที่ต้องการสื่อสารถึงงานของตนเอง และโอกาสต่างๆของพวกเขา
![30330d55-d974-4ae1-9bfc-944c70e0df93](https://www.medhri.com/wp-content/uploads/2023/10/30330d55-d974-4ae1-9bfc-944c70e0df93.jpg)
2. มีโครงสร้างรูปแบบการประชุม: การประชุมทบทวนนั้นควรจะวางแผนเป็นอย่างดีเพื่อที่จะคุย ทบทวน ผลการปฏิบัติงานให้ครบทุกประเด็นที่สำคัญ ควรมีเวลาการหารือให้เต็มที่ การประชุมที่เร่งรีบนั้นจะไม่มีประสิทธิภาพ 1 ชั่วโมง หรือ 2 ชั่วโมง จะเป็นเวลาส่วนใหญ่ที่สามารถดึงคุณค่าได้มากที่สุดจากการทบทวน
3. สร้างบรรยากาศที่ดี: การทบทวนที่สำเร็จนั้น ขึ้นอยู่กับการสร้างบรรยากาศให้ไม่เป็นทางการ มีความตรงไปตรงมาแต่เป็นมิตร การแลกเปลี่ยนมุมมองสามารถเกิดขึ้นได้ เป็นการดีที่จะเริ่มต้นหารือในประเด็นทั่วๆไปก่อนที่จะลงในรายละเอียด
2. มีโครงสร้างรูปแบบการประชุม: การประชุมทบทวนนั้นควรจะวางแผนเป็นอย่างดีเพื่อที่จะคุย ทบทวน ผลการปฏิบัติงานให้ครบทุกประเด็นที่สำคัญ ควรมีเวลาการหารือให้เต็มที่ การประชุมที่เร่งรีบนั้นจะไม่มีประสิทธิภาพ 1 ชั่วโมง หรือ 2 ชั่วโมง จะเป็นเวลาส่วนใหญ่ที่สามารถดึงคุณค่าได้มากที่สุดจากการทบทวน
3. สร้างบรรยากาศที่ดี: การทบทวนที่สำเร็จนั้น ขึ้นอยู่กับการสร้างบรรยากาศให้ไม่เป็นทางการ มีความตรงไปตรงมาแต่เป็นมิตร การแลกเปลี่ยนมุมมองสามารถเกิดขึ้นได้ เป็นการดีที่จะเริ่มต้นหารือในประเด็นทั่วๆไปก่อนที่จะลงในรายละเอียด
![98b44c68-e571-4ba5-b626-3e8c0c2c2367](https://www.medhri.com/wp-content/uploads/2023/10/98b44c68-e571-4ba5-b626-3e8c0c2c2367.jpg)
4. ให้ข้อมูลย้อนกลับที่ดี: บุคลากรแต่ละคนจำเป็นต้องรู้ว่าสิ่งที่เขาดำเนินการอยู่นั้นเป็นอย่างไร? Feedback ควรอยู่บนพื้นฐานของหลักฐานข้อเท็จจริง สื่อถึง ผลลัพธ์ เหตุการณ์ อุบัติการณ์ และพฤติกรรมสำคัญที่ส่งผลต่อผลการปฏิบัติงานโดยเฉพาะ ข้อมูลย้อนกลับควรสื่อสารในลักษณะที่ช่วยให้บุคลากรมองเห็น รับรู้ ยอมรับข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น – ควรเป็นคำอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้น ไม่ใช้การตัดสินตัวบุคลากรว่าเป็นคนอย่างไร
ให้ข้อมูลย้อนกลับเชิงบวกถ้าหากบุคลากรทำได้ดี มิใช่มุ่งเน้นไปที่การติเตียนเพียงอย่างเดียวเพราะธรรมชาติของคนมีแนวโน้มจะทำงานให้ดีขึ้นเมื่อได้รับการส่งเสริมมากกว่าการติเตียนอยู่เสมอ
5. ใช้เวลาอย่างมีคุณภาพ: หลังจากหัวหน้าได้ให้ Feedback แล้ว หัวหน้าควรให้เวลาบุคลากรในการแสดงความคิดเห็นมุมมองอย่างเต็มที่ต่อ Feedback ที่ได้รับ เพราะว่ารูปแบบการทบทวนผลการปฏิบัติงานที่ดีนั้นควรเป็นการสื่อสารสองทางเพื่อนำไปสู่ข้อสรุปที่เป็นเชิงบวก
![thumbnail (1)](https://www.medhri.com/wp-content/uploads/2023/10/thumbnail-1.jpg)
6. ใช้คำชมเชย: ถ้าหากเป็นไปได้ หัวหน้าควรจะเริ่มด้วยยกย่อง ชมเชย ในความสำเร็จก่อน แต่ต้องเป็นความจริงเป็นสิ่งที่เขาสมควรได้รับ และจริงใจ การชมนั้นช่วยให้เกิดการผ่อนคลาย – ทุกคนต้องการให้กำลังใจและการชื่นชม
7. ให้บุคลากรพูดเป็นส่วนใหญ่: สิ่งนี้จะช่วยให้บุคลากรสามารถรู้สึกเหมือนเขาได้ยกภูเขาออกจากอก และรู้สึกได้รับความเป็นธรรม เมื่อเสียงหรือสิ่งที่เขาต้องการสื่อสารออกไปมีคนได้ยิน รับฟัง
หัวหน้าควรใช้คำถามปลายเปิด (คำถามชวนคิด) สิ่งนี้จะช่วยให้บุคลากรกล้าพูดออกมา
8. ส่งเสริมเชิญชวนให้บุคลากรประเมินตนเอง: สิ่งนี้จะช่วยให้เห็นว่ามุมมองของบุคลากรต่อผลงานเป็นอย่างไร และจะใช้เป็นพื้นฐานข้อมูลเริ่มต้นในการเริ่มการหารือร่วมกัน
![thumbnail (2)](https://www.medhri.com/wp-content/uploads/2023/10/thumbnail-2.jpg)
9. ให้พูดคุยหารือเรื่องผลการปฏิบัติงาน ไม่ใช่บุคลิกลักษณะนิสัย: การหารือควรอยู่บนหลักฐานที่เชิงประจักษ์ มิใช่ความคิดเห็นส่วนตน ควรพูดถึงเหตุการณ์ อุบัติการณ์ที่เกิดขึ้นจริง หรือ ลักษณะพฤติกรรม และนำผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริงไปเปรียบเทียบกับสิ่งที่ตกลงหรือทำข้อตกลงกันไว้ บุคลากรควรมีโอกาสในการอธิบายว่าทำไมสิ่งใดถึงเกิดขึ้นหรือไม่เกิดขึ้น
10. ส่งเสริมให้วิเคราะห์ผลการปฏิบัติงาน: อย่าเพียงแค่ยกย่องชมเชย หรือตำหนิ ให้วิเคราะห์อย่างมีเหตุมีผลว่าสิ่งใดทำได้ดีสิ่งใดทำได้ไม่ดี และควรทำอะไรเพื่อที่จะให้คงมาตรฐานสูงไว้ได้ หรือทำอย่างไรเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาขึ้นในอนาคต
11. อย่าวิจารณ์ในเรื่องที่คาดไม่ถึง: การหารือใน Performance Review ควรอยู่ในกรอบเหตุการณ์ หรือพฤติกรรมที่เกิดขึ้น ณ เวลานั้นๆ Feedback สำหรับผลงานควรจะทำในเวลาที่เกิดขึ้นเดียวกันเมื่อเหตุการณ์เกิดขึ้น ไม่ควรจะรอจนสิ้นปี เป้าประสงค์ของการทบทวนผลการปฏิบัติงานอย่างเป็นทางการนั้นเพื่อเป็นการสรุปผลอย่างรวบรัดให้เห็นถึงผลงานในช่วงของการประเมิน และมองไปข้างหน้าว่าจะทำอย่างไรต่อไป
12. ตกลงในเป้าหมายวัตถุประสงค์ และวางแผนสิ่งที่จะดำเนินการต่อไป เพื่อเป็นการจบการประชุมทบทวนผลการปฏิบัติงานในเชิงบวก
![thumbnail (3)](https://www.medhri.com/wp-content/uploads/2023/10/thumbnail-3.jpg)
กฎทองเหล่านี้อาจฟังดูตรงไปตรงมา และเป็นสิ่งที่น่าจะรู้หรือทำกันอยู่แล้ว แต่สิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นไม่ได้ถ้าไม่มีวัฒนธรรมการทำงานที่สนับสนุนแนวทางเหล่านี้ ทั้งหัวหน้าและบุคลากรในแต่ละหน่วยงานต้องสนับสนุนกระบวนการ ผู้บริหารและ HR ต้องช่วยผลักดันในการพัฒนา ไม่ว่าจะการสร้างพัฒนาคนเพื่อให้สามารถใช้กระบวนการบริหารผลการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพได้
ทั้งนี้คณะฯ จะเวียนแนวทางเพื่อเป็น Guideline ให้หน่วยงานต่อไป
หน่วยงานใดที่ต้องการการสนับสนุน คำแนะนำเกี่ยวกับการทบทวนผลการปฏิบัติงาน หรือOD66 MEDCMU PMS Performance Coaching & IDP ติดต่อโดยตรงได้ที่ศูนย์มีดี โทร.36227 หรือ Email: patipak.wipa@cmu.ac.th